La tenue des livres corporatifs, une obligation légale

Une société par actions ou compagnie selon l’ancienne terminologie, est une entité juridique incorporelle.  Il s’agit d’une personne morale qui existe sur papier seulement, en vertu de son certificat de constitution délivré par les autorités gouvernementales qui est en quelque sorte le certificat de naissance de la société.  Elle s’exprime essentiellement par des écrits : règlements, résolutions, contrats qui doivent être conservés dans un livre qu’on appelle « livre des minutes » ou  « livre des procès-verbaux ».

Il est donc de la plus grande importance que ce livre soit tenu à jour et en ordre car c’est la « vie » de la société qu’on y retrouve au fil des décisions importantes qui doivent y être consignées par écrit, tout au long de son existence.

Des « papiers » en ordre faciliteront la tâche de tous les intervenants auprès de votre société : fiscaliste, comptable, notaire ou agents publics chargés de l’application et du respect des diverses lois.

Chaque année, des assemblées des administrateurs et des actionnaires de la société doivent être tenues et des déclarations obligatoires doivent être produites afin de respecter les exigences gouvernementales et légales.

Grand nombre de dirigeants de sociétés considèrent ce travail de gestion des « papiers » fastidieux et négligent systématiquement de tenir à jour le livre de leur société.

Une tenue professionnelle des livres de société permet d’éviter des oublis et des erreurs qui peuvent avoir des conséquences administratives ou financières fâcheuses et même irrémédiables.

Le notaire, spécialiste en droit corporatif, sera alors d’une grande utilité en vous offrant le service de tenue à jour du livre de la société.  En lui confiant cette tâche vous vous assurez la tranquillité d’esprit en ayant la certitude que tous les « papiers » de votre société seront en ordre du jour et en façon ponctuelle.

N’hésitez donc pas à vous décharger de cette tâche en la confiant à votre notaire, ainsi administrateurs et dirigeants pourrez employer vos forces au développement de votre entreprise.